Munkamódszerek

Az elmúlt hónapokban itt a Hírlevében ebben témakörben – Jó gyakorlatok egy megyei szervezet életében – részletesen beszéltünk már több olyan fontos dologról, mint az ismertség, a szervezet irányítás, az információs rendszer működtetése és a kapcsolatok. Ezek összességükben részei a megyei szervezet – és általában egy szervezet – jó, helyes működésének. Gyakorlati megvalósításukhoz azonban szükségesek a megfelelő munkamódszerek, amelyeknek alkalmazása összességében eredményezi a szervezet elvárt működését. Amikor most a munkamódszerekről beszélünk, akkor más szempontok alapján ugyan, de több, már az előző részekben tárgyalt tevékenységek ismétlésébe is bele kell bocsátkoznunk.

Munkamódszer alatt azt a tevékenységet értem, ami valamely munka, tennivaló megvalósításához szükséges fogásokat, eljárásokat tartalmazza. Azaz munkamódszer a munka végzésének módja, mikéntje. Sokfajta megközelítésben találkozhatunk vele, mert van bevált, elavult, helyes, jó munkamódszer; új munkamódszer, más munkamódszer, munkamódszer átadás, új munkamódszerrel kísérletezés.

Egy szervezet hatékonysága, eredményessége nagyban függ attól, hogy mennyire jók az alkalmazott munkamódszerei.

Esetünkben, mármint egy nyugdíjas szövetség megyei szervezete működésével összefüggésben a munkamódszerek körében csupán azokkal foglalkozunk, amelyek szükségesek a megyei szervezet által megvalósítandó feladatokhoz. Közben arra is figyelemmel kell lenni, hogy a megyei szervezet irányítása, vezetése kollektív feladat, és ezt a munkát megyei elnök vezetésével megyei elnökség végzi el. A megyei vezető felelőssége, hogy azokat a munkaszervezési elveket, gyakorlatokat vezesse be, alkalmazza és képviselje, amelyek a felmerülő kérdésekre, kihívásokra a megfelelő választ tudják adni.

Mindezekre figyelemmel a jó gyakorlatot eredményező munkamódszerek körében foglalkozunk azokkal, amelyek elősegítik a működés harmonikusságát, hatékonyságát és megfelelnek a fenti elvárásnak. Saját tapasztalat alapján ezeket a következők szerint csoportosítom:

• kollektív vezetés gyakorlata;
• tervezés;
• munkaterv készítés és végrehajtás;
• feladatok megosztása, felelősök kiválasztása, beszámoltatása;
• tagoltság – kisebb szervezeti egységek szervezése, kialakítása;
• figyelem;
• segítőkészség;
• felkészülés;
• kapcsolatok rendszeres ápolása.

A kollektív vezetés és annak gyakorlata

A vezetés maga a társadalmi munkamegosztás terméke. Mint tevékenységének, funkciójának, gyakorlatának, szükségességének mibenlétét, célját és formáit a társadalomtudományok számos ága vizsgálja, definiálja. Célja szerint ez a célirányos, tudatos tevékenység nem más, mint a társadalom, annak egy csoportja, szervezete, más formációi és a gazdaság területén működő vállalkozások vezetése.

Az elfogadott nézetek szerint a vezetésnek számos funkciója van. Ezek a funkciók csoportosíthatók az alábbiak szerint: a vezetői tevékenység tervezési, szervezési, szabályozási, ösztönzési, ellenőrzési, minősítési és mintaadási funkciója.

A tervezés a vezetésnek az a funkciója, amelynek során a célhoz vezető utakat, lehetőségeket és a várható eredményeket fogalmazza meg. Ennek fő fázisai: tájékozódás, információ-szerzés; alternatívák kidolgozása; a terv és részlettervek kidolgozása, majd a döntés. A szervezés az a funkció, amely a meghatározott cél (terv) megvalósítása érdekében a munkafolyamatok és azok végrehajtására hivatott szervezetek létrehozására, fejlesztésére, működési rendjének tartalmi és formai előírásaira, a munkaerő, a munka tárgya, a munkaeszköz és módszer optimális összehangolására irányul. A szervezés során a vezetőnek két fő tevékenységet kell ellátnia. Egyrészt saját munkájának megszervezését, másrészt pedig a rábízott szervezet tevékenységének megszervezését. A szabályozás az a funkció, amelynek során a célirányos tevékenység érdekében a vezető eljárási szabályokkal, belső előírásokkal a koordinált munkavégzést segíti elő. Ezen funkció gyakorlásával a vezető nagymértékben csökkentheti a koordinálatlan tevékenységeket. Munkatársai részére aránylag hosszú távon világossá és egyértelművé teheti, hogy bizonyos kérdésekben miképpen szükséges dolgozniuk. A szabályozásnál fontos szempont, hogy összhangban legyen a felsőbb vezetés szabályozásával (például a megyei szervezet szabályai ne legyenek ellentétesek a szövetség szabályaival, alapszabályával stb.) Az ösztönzési funkció a vezető ezen funkciójának gyakorlása során mozgósítja, készteti munkatársait a szervezeti célok elérése, a konkrét feladatok végrehajtása érdekében. Az ellenőrzési funkció lényege olyan visszacsatolás, amelynek során a vezető a tények megállapításával megalapozza elemzési és értékelési tevékenységét. A vezető ellenőrzési funkciójában méri koncepcióinak, célkitűzéseinek valóságos hatékonyságát, a feladat meghatározás, utasítás, előírás, szabályozás helyességét, a végrehajtó folyamatok (emberek tevékenysége, eszközök, berendezések működése) megvalósulását; az eredményeket, a működés hatékonyságát (beleértve a saját működését is), a kitűzött feladatoktól és az előírt követelményektől való eltérést. Az ellenőrzést oly módon kell végezni, hogy az a fejlődést szolgálja és tapasztalatai a további működés során hasznosuljanak. A minősítési funkció célja az egyén munkájának, szakmai helytállásának – vezetők esetében vezetési alkalmasságának – megítélése. Alapja a pontos követelmény-rendszer, valamint a teljesítmények tárgyilagos rögzítése. A mintaadási funkció lényege, hogy a vezetőnek minden megmozdulásában példáznia kell a szó és a tett egységét. Így képes csak meggyőzően ellátni pozitívan szövetségünk (a megyei szervezet) hiteles képviseletét.

A vezetés formáját tekintve lehet egyszemélyi vagy kollektív (testületi). A testületi vezetést úgy kell érteni, hogy a testülethez tartozó tagok összessége hoz döntéseket többségi elv alapján. Az is elképzelhető, hogy egy szervezeten belül egyaránt megtalálhatók az egyszemélyi és a testületi vezetés formációi is. Ilyen szerveződés a mi szövetségünk, az Életet az Éveknek Klubszövetség is, ahol a legfőbb döntéshozó a küldöttgyűlés, és általa választottan tevékenykedik a szövetség elnöksége (mint ügyintéző és képviseleti szerv), amelyet a szövetség elnöke vezet (aki egyben képviseli a szövetséget). Ezek mindegyikének vannak egymástól elhatárolt hatáskörei, illetve vezetői funkciói. Hasonló a megyei szervezetek felépítése is, hiszen a megyei szervezet életében a legfőbb döntéshozó a klubvezetői értekezlet, amely megyei elnökséget és megyei elnököt választ. A megyei szervezetet úgyszintén a megyei elnök képviseli.

Az nyilvánvaló, hogy a felsorolt vezetői funkciókat a kollektív vezetés nem tudja kellő hatékonysággal maradéktalanul ellátni. Emiatt az a jó gyakorlat, ha megoszlanak a feladatok. A fontosabb döntéseket – mint például az éves munkaterv elfogadása, a tisztségviselők megválasztása, üresedés esetén pótlása, elnökség és az elnök beszámoltatása, illetve beszámolóinak elfogadása, jelentősebb kitüntető címek (például Idősbarát Polgármester cím) adományozása stb. ─ a klubvezetői értekezlet hozza meg. Az elnökség feleljen a döntések megfelelő időbeli és tartalmi előkészítettségéről, végrehajtásának meghatározásáról, a szervezetszerű működéséről, továbbá döntsön a működés során aktuálisan felmerülő ügyekben, illetve segítse az elnök munkáját, akinek feladata megyei szervezet mindennapi működésének biztosítása és a szervezet képviselet.

A funkciók ellátása, a feladatok hatékony végrehajtása érdekében törekedni kell arra, hogy a testületi szervek kellő gyakorisággal ülésezzenek. Általánosan kialakult jó gyakorlat szerint a klubvezetői ülésnek évente 3-4 alkalommal, a megyei elnökségnek legalább kéthavi gyakorisággal, de szükség szerint is indokolt az ülésezése. Az ülések összehívása az elnök feladata. A napirendekre pedig javaslatot bárki (bármelyik elnökségi tag, vagy tagszervezet, klub) tehet. A napirendi javaslatok megtárgyalásáról a testületnek minden esetben döntenie kell.

Tervezés

Fentebb már beszéltünk arról, hogy a tervezés vezetési funkció és alapvetően a célt, annak megvalósítási lehetőségét, a várható eredményt vesszük számba és az eredmény elérésének részleteit is átgondoljuk azok személyi vonzataival egyetemben. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy akkor, amikor felmerül egy-egy ötlet, javalat valamely program megvalósítására azt indokolt elsőként megvizsgálni, hogy az megvalósítható-e. Kerülni kell a kivitelezhetetlen, megvalósíthatatlan vagy irreális programok célként való felvállalását. Amennyiben a valamely program megvalósítását felvállaljuk, akkor nem csak azt kell átgondolni (megtervezni), hogy hol, mikor, kivel és kinek, milyen részvétellel indokolt azt megcsinálni, de arra is ki kell térni, hogy annak megvalósítása kinek (vagy esetleg kiknek) a feladata, arra hívunk-e vendéget és a sajtót. Amennyiben több programot is betervezünk ─ munkatervben – akkor arra is ügyelni kell, hogy azok megvalósítása egymást ne keresztezze, és legyen elegendő felkészülési idő valamennyi megvalósítására. A tervezés során gondolni kell arra is, hogy adott esetben módosítani is indokolt az eredeti elképzelésen (például a művelődési vagy közösségi ház az elképzelt napon nem tud helyiséget biztosítani, és akkor dönteni kell arról, hogy más helyszínen vagy más időpontban valósítjuk meg a rendezvényt). A program megvalósításához felelősnek felkért személlyel (vagy személyekkel) indokolt a részleteket átbeszélni, és arra is fel kell hívni a figyelmét, hogy bármely akadály, vagy nehézség felmerüléséről ─ például nem érkezett határidőre megfelelő jelentkezés a mesemondó vetélkedőre ─ haladéktalanul adjon tájékoztatást az optimális megoldás megtalálása – jelen esetben a határidő meghosszabbítása és a jelentkezési felhívás megismétlése – érdekében.

Munkaterv készítés és végrehajtása

Egy megyei szervezet jó működésének elengedhetetlen feltétele, hogy munkáját átgondolt éves munkaterv alapján végezze. A munkaterv elkészítésének folyamata már az előző év negyedik negyedévében megkezdődik. A munkatervet, és annak tervezetét a megyei elnökség készíti ugyan el, de akkor jár el helyesen, ha előzetesen javaslatokat kér a kluboktól annak tartalmára, a beépítendő programokra. Ez legfőképpen amiatt indokolt mert olyan programot nem érdemes munkatervbe foglalni, ami nem találkozik az igényekkel. Mindezek mellett év közben is érdemes feljegyezni azokat az ötleteket, javaslatokat is, amelyek megvalósítása a saját megyénkben is megvalósíthatónak tűnik. Zalában például már idén hatodik alkalommal adtuk át az idősek világnapja alkalmából az Idősbarát Polgármester Díjat, amelynek ötletét néhai Sánta Gyulától, Heves megye volt elnökétől kölcsönöztük. Győr-Moson-Sopronból pedig kulturális műsorok, valamint a Spar kuponok igénylésének gyakorlatát vettük át. Ez évtől havonta 2300 db 2 x 20 %-os kupont osztunk ki klubtagjaink körében.

1. A beérkezett javaslatokat is figyelembe véve a megyei elnökség elkészíti a munkaterv tervezetét, amelyet újra megküld észrevételezésre a klubok és más érintettek részére. Az észrevételeket követően a megyei szervezet elnöksége a munkatervet véglegesíti és jóváhagyásra a klubvezetői értekezlet elé terjeszti. Kívánatos, hogy a munkatervet a megelőző év utolsó – évzáró –, vagy az év legelső klubvezetői értekezlete hagyja jóvá. Tartalmára nézve a munkaterv akkor éri el célját, ha az minden lényeges elemet tartalmaz az elfogadó szervezetre vonatkozóan, kellően tagolt, az abba beépített programokat elkülönítetten tartalmazza. A zalai saját munkatervünk bevezető részében felsoroljuk a tisztségviselőinket és megfogalmazzuk általános feladatainkat. Ez után hét fejezetre osztva tartalmazza az egyes programokat a következők szerint:
2. Szervezeti program – ebben a fejezetben a klubvezetői értekezletek, elnökségi ülések tervezett időpontjait, 2024-re vonatkozóan tisztújítást, együttműködést más szervezetekkel foglaltuk bele;
3. Kulturális tevékenység – kulturális programjainkat tartalmazza;

• Sport és szabadidős tevékenység ─ ezeket a programokat tartalmazza;

1. Üdülés – ez a fejezet üdülési, kirándulási programjainkat tartalmazza;
2. Életmód – ez az idei évre vonatkozóan tartalmazza a Mozgással és Tudással az Aktív Időskorért pályázat megvalósítását, a pályázaton kívül megvalósított hasonló programokat, a bűnmegelőzés és közlekedésbiztonság területén szervezett programokat, egészségügyi szűrővizsgálat lehetőségének megszervezését a Máltai Szeretetszolgálat szűrőbuszának bevonásával;
3. Szervezési és gazdálkodási feladatok – itt terveztük a gazdálkodási feladatok ellátását, a klubnyilvántartások naprakészségének biztosítását, saját kulturális és sportbizottság létrehozását, illetve térségi szervezeteink bővítését;

• Marketing, kommunikáció és kapcsolatépítés – ide építettük be klubvezetőink képzését, a Spar kupon program elindítását, kialakítását, kedvezményt biztosító más lehetőségek felkutatását, évfordulós klubtagjaink köszöntését, a sajtónyilvánosság biztosítását, a kapcsolattartást.

Munkatervünk része még az egészségügyi és a gyalogló szekciónk saját munkaterve is.

A munkaterv akkor megfelelő, ha a programoknál tartalmazza azok megvalósításának határidejét (esetleges részhatáridőket is például a program meghirdetésére, az arra való jelentkezésre és a megtartására) és a felelős vagy felelősök megnevezését is. A munkatervhez tartozó feladat még – bár nem tartozik hozzá –, hogy időszakosan, illetve az év lezárásaként számot adunk annak teljesítéséről (és az esetlegesen elmarad programok elmaradása okairól).

Feladatok megosztása, felelősök kiválasztása, beszámoltatása

Alapvető és éppen ezért kerülendő hiba az, amikor a megyei elnök vagy az elnökség minden feladatot maga akar megoldani. Ez nem csak lehetetlen, de túlzott leterheltséghez, kiégéshez is elvezethet. A tervezésnél és a munkatervre vonatkozó résznél említettem, hogy a program, vagy programok megvalósításához felelőst, vagy felelősöket kell felkérni.

Bizonyára más megyékben is így van, de a zalai szervezetünkhöz tartozó klubok tagjai között a mesteremberektől és a szakmájukat professzionálisan értő kétkezi munkásoktól a pedagógusig, a közgazdászig, katonatisztig, tűzoltóig, mérnökig, jogásztól a mezőgazdászig, az orvosig, az írótól a festőig, a kulturális szakemberig, bankárig, vállalkozóig, de még az atomtudósig is szinte minden szakma kitűnőségéig megtalálható és akik azzal, hogy nyugdíjba mentek még szakmájukat, tudásukat nem felejtették el. Ők szívesen vesznek részt olyan programok lebonyolításában, amiben ezt a tudásukat felfrissíthetik. Emiatt helyes gyakorlat az, ha ez egyes programok felelősének, vagy a felelős segítőjének a programhoz értő, megfelelő tudással rendelkező személyt kérünk fel. A kellő tudással rendelkezővel aztán könnyen át tudjuk beszélni a programmal szemben támasztott elvárásokat, a megvalósítás lehetőségét. Fontos dolog, hogy a felkért felelős a személyét nem érezze magára maradottnak a feladat megvalósítása során, ezért kísérjük figyelemmel tevékenységét és ne feledkezzünk meg beszámoltatásáról, illetve a program megvalósítása után tevékenysége értékeléséről sem.

Tagoltság, kisebb szervezeti egységek szervezése, kialakítása

Ebben a részben három dologról is szeretnék beszélni.

Legelsőnek arról, hogy addig, amíg tizenvalahány volt a klubjaink száma, egy-egy rendezvényünkön szinte a teljes klubtagság meg tudott jelenni, de manapság már az ötven klubhoz és azon belül a kétezerötszáz klubtaghoz közeledve ezt már nem tudjuk megtenni. Ennek elsődleges oka sok esetben éppen az, hogy nincs ekkora befogadóképességű hely, ahol őket le tudnánk ültetni. Évek óta sikeres például az Idősek Világnapi rendezvényünk, amelynek városunk, Zalaegerszeg Hangverseny és Kiállító Terme ad helyet, de annak befogadóképessége 250, maximum 300 fő. Erre figyelemmel ide, bármennyire is az idősekről, az időseknek szól már jelképesen csak klubjaink 5-5 fős képviselőit tudjuk meghívni.

Azt is megtapasztaltuk, hogy rajtunk kívülálló okokból – miután a közlekedési hálózat olyan amilyen, illetve a tömegközlekedés nem mindenhová ér el kellő gyorsasággal – az egymástól távolabb lévő klubok egymás rendezvényeire nem tudnak eljutni, de még a megyei szervezet által szervezett programokból is ezen okok miatt kimaradnak. Ugyanakkor az egymástól kisebb távolságra 14-20-25 km-re található klubok könnyebben tudnak egymás programjaira átjárni, vagy akár közös programokat is szervezni.

Vannak olyan klubjaink, amelyek érdeklődési köre az általánostól eltérő. 7-8 klubunk egészégvédő, betegségmegelőző vagy az egészséges életmódot célul tűző szervezet (Zalai Nyitott Szív Egyesület, Asztma Klub Egyesület, Csontritkulásos Betegek Egyesülete, Szív- és Érbeteg Egyesület, Egészség Klub), és vannak olyanok, amelyek általános célja a gyaloglás (Göcseji Barangolók), és olyanok is, amelyek ezt más célkitűzésük mellett illesztették programjukba. Beláttuk, hogy e speciális igények miatt e klubok szívesen osztják meg egymással e téren szerzett tapasztalataikat, vagy terveznek olyan klubprogramokat, amelyek a másik klubok is érdekelheti.

Mindezeket felismerve elkezdtük kialakítani területi alapon térségi szervezeteink rendszerét az egymás közélében lévő klubok programjainak összehangolása, vagy közös térségi programok szervezése érdekében. Jelenleg már működik a Lenti Térségi (hat klubbal)és a Zalaszentgróti Térségi Szervezetünket (öt klubbal), és tervezzük ilyen létrehozását Keszthelyen és Nagykanizsán is. Érdeklődési kör alapján pedig létrehoztuk az abban érdekelt klubok részére az Egészségügyi és külön a Gyalogló Szekciónkat. E szervezeti egységek részei a megyei szervezetnek. Működésükhöz alapvető, hogy a megyei szervezet támogatása mellett ténykednek. Megtapasztaltuk, hogy működésükhöz elengedhetetlen a vezető gondos kiválasztása.

Tapasztalataink működésükkel kapcsolatban kedvezőek.

Figyelem

A megyei szervezet zökkenőmentes működésének egyik alapvelő feladata a hozzá tartozó klubok működésének figyelemmel kísérése. Amennyiben a klubok életében, működésében zavart tapasztalunk akkor törekednünk kell ennek okai feltárására, és a probléma megfelelő – a klub tagjainak bevonásával történő – körültekintő kezelésére. Természetesen a problémák mellett az sem kerülheti el a figyelmünket, ha a klub, a klubvezető vagy az egyes klubok kitűnő munkát végeznek. Ez esetben külön gondot kell fordítani arra, hogy a jó munka nyilvános elismerésben részesüljön. Legyen kritérium, hogy a problémát szűk körben, vagy négyszemközt beszéljük meg, de a dicséret legyen nyilvános. Bevált gyakorlatunk, hogy az idősek világnapi rendezvényünkön az idősbarát polgármester elismerés mellett köszönő levelet adunk támogatóinknak és díszoklevelet, vagy oklevelet évente 3-4 kiemelkedő munkát végző klubvezetőnknek, és klubonként 1-2-3 klubtagunknak (ez utóbbit a klubok javaslata alapján). Ez az elismerés további eredményes munkára sarkalja részben az elismerteket, másrészt pedig példát mutat más klubvezetőknek és klubtagoknak.

Segítőkészség

Elfordul, hogy a klubok valamely probléma megoldásában a megyei elnökség, vagy az elnök segítségét kérik. Például elhelyezési gondjuk támad, mert mondjuk az az üzem, amelynek klubjaként működtek csődbe ment, és emiatt kiszorultak korábbi klubhelyükről, vagy esetleg helyiséghasználatukért térítést kérnének tőlük. Ezen esetekben a település polgármestere közreműködésével – akihez a probléma megoldása érdekében fordultunk – sikerült a gondokat megoldani. Mások pedig tornaterem, gyógytornász szakember bevonására kerestek lehetőséget, amelyben a kórházvezetés segítségére volt szükség. Előfordul, hogy mások előadót keresnek programjaikhoz és ebben kérik ki a megyei elnökség közreműködését. Esetenként ügyes-bajos dolgaikkal klubtagok is fordulhatnak segítség kéréssel a megyei elnökséghez vagy az elnökhöz. Ezeket a kéréseket figyelmesen meg kell hallgatni és a probléma megoldásához segítséget kell nyújtani. Amennyiben nem tudjuk a kérést orvosolni mondjuk szakértelem hiányában, akkor viszont meg kell keresnünk azt, aki részére megoldást tud találni.

Zalában az is gyakorlatunk, hogy azon klubtagok részére, akiknek a nyugdíja alacsonyabb, mint a méltányosságból adható nyugdíjemelés küszöb határa (ez ebben az érben havi 120.000 Ft), akkor részükre kezdeményezzük a többi feltétel megléte esetén a nyugdíj emelését. Az elmúlt években már több mint 50 nyugdíjasunk részére jártuk ki az emelést, és ebben az évben is tervezzük ezt május-június hónapban.

Felkészülés

Gyakori, hogy klubok, más szervezetek meghívásának kell eleget tennünk azzal az elvárással, hogy meghívottént néhány szóval köszöntsük is a résztvevőket. Az is elvárás, hogy saját rendezvényünk résztvevőit üdvözöljük az alkalomnak megfelelően. Tapasztalatunk szerint jó benyomást kelt szervezetünk iránt, ha a meghívó klub történetéből, a meghívással érintett esemény témaköréből, illetve a programunk elvárásaiból előzetesen felkészülünk és e felkészülés birtokában mondjuk el gondolatainkat. Ha a rendezvényen támogatóként is jelen vannak, akkor arról sem szabad megfeledkezni, hogy e támogatók részére külön is megköszönjük a nyújtott támogatást, amit a klubnak, a rendezvénynek biztosítottak. Ennek – miután a dicsérő szavaknak varázsereje van – további hatása lehet a kedvező benyomások mellett az ismételt támogatás is.

Kapcsolatok rendszeres ápolása

A megyei szervezet vezetése során sok személlyel, szervezettel, sajtóval, kulturális intézménnyel, vállalkozással, önkormányzattal kerülhetünk kapcsolatban. E kapcsolatok azonban az idő múltával elhalványodhatnak. Ennek megelőzésére – a megyei szervezet érdekében – indokolt azok időről-időre való rendszeres megújítása, a kapcsolatok ápolása. Ennek a kapcsolatápolásnak a módszerei változatosak lehetnek, amelyeket szinte felsorolni is nehéz, de minden alkalmat ki kell erre használni.

Kedves Olvasó! Öt hónapja olvashatnak ebben a témában – jó gyakorlatok egy megyei szervezet működésében – gondolatokat. Sorozatunk ezzel véget ért. Remélem, tudtam néhány hasznosítható javaslattal élni szövetségünk más megyei szervezete részére.

Dr. Kocsis Gyula

a zalai szervezet elnöke