Információs rendszer működtetése

Az elmúlt hónapban a jó gyakorlatok körében a szervezet irányítását és elérhetőségét tárgyaltuk ki, a hibákra is rámutatva itt a Hírlevélben azzal a céllal, hogy érzékelhessük annak fontosságát, miszerint a megfelelő szervezeti működés, a harmónia miként eredményezheti azt az ideálist működést, amelyik mindenki megelégedettségét válthatja ki. Kifejtettem azt is, hogy a harmonikus együttműködésnek további alapkritériuma az is, hogy a megyei szervezet működését befolyásoló információk a szervezeten belül, de különösen a megyei elnökségen belül egymással megosztottak legyenek és azok eljussanak érintettekhez.

A jó gyakorlatok körében emiatt mai témánk az információs rendszer működtetése lesz.

Ahhoz azonban, hogy rendszerről tudjunk beszélni, először tekintsük át azt mit is értünk információ alatt. Sokféle megközelítése lehetséges, hiszen mást ért alatta a számítástechnikus, mást az újságíró, a tanár, a matematikus, megint mást a hivatalnok, de más jelentősége van mondjuk a pletykás szomszédasszonynál, illetve a rosszban sántikálónál. Sajnos ez utóbbiakkal is gyakran lehet találkozni, és ezért nem baj, ha tisztában vagyunk azzal, hogy nem mindenki jó szándékkal közeledik hozzánk azok közül, akik információt akarnak megosztani velünk. Gondoljunk csak az unokázós, vagy ingyen nyereményeket kínálókra, vagy az adategyeztetés címén bankszámlánk, bankkártyánk adatait tudakolókra.

Lexikonok szerint az információ – latin eredetű szó –értesülést, hírt, üzenetet, tájékoztatást jelent. Egyértelmű definíciója nincsen, a különböző tudományágak különböző módokon határozzák meg. A hétköznapokban információnak azt az adatot, hírt tekintjük, amely számunkra fontos és ismereteinket bővíti. Ténylegesen az 1950-es évektől kezdtünk információról beszélni, mivel akkora vált világossá, hogy az általunk kezelt adatok, megosztott hírek, vagy a számunkra eljuttatottak is egy társadalmi közgondolkodásnak részei és azok törvényszerűségei az informatika tudománya által meghatározottak, vizsgálhatók, kutathatók, fejleszthetők, alkalmazhatók. Napjainkra pedig már részesei lehetünk egy információs társadalomnak, amelyben az adatnak, hírnek, tájékoztatásnak, üzenetnek – más szóval az információnak – már piaci értéke is van, eladható áruvá vált (gondoljunk csak a reklámra, a reklámozott dologra).

Amikor az információról beszélünk, nem szabad megfeledkeznünk a dezinformációról sem, és arról is kell szót ejtenünk, hogy nem mindenki jószándékkal közeledik felénk akkor, amikor híreket, adatokat oszt meg velünk, vagy tájékoztat bennünket. Aki az internetes világban körülnézett, az már biztos találkozott a csodagyógyszerek kínálatával, ahol nem létező professzorok ajánlanak „csak nekünk” biztos gyógyulást. Vagy kapott már értesítést nigériai bankároktól, akik súlyos millió dollárokat helyeznének el bankszámlánkra, és esetleg találkozott már a jó megjelenésű amerikai katonatiszttel, aki a fényképünk alapján belénk habarodott és velünk akar élni, de ahhoz még kellene neki néhány ezer dollár, amiből a költözését intézné, és azt utaljuk át neki. Kapott már vételi, vásárlási ajánlatot, vagy hívta már fel balesetes unokája, illetve a bank telefonos adategyeztetés miatt.? Ilyen esetekben találkozunk hitelesnek tűnő, de valótlan adatokkal.

A dezinformáció tehát részben vagy egészben hamis tartalmak szándékos terjesztését jelenti, károkozás szándékával és az viselkedésünk befolyásolása érdekében történik.

Említést érdemel még a definiálás körében az információ gondatlan, vagy szándékos elhallgatása. Szándékosság esetén a nekünk címzett információ elhallgatása nem nevezhető jószándékúnak.

Az információ megfelelő kezeléséről, értelmezéséről és feldolgozásáról sem szabad elfeledkeznünk. Életünk során sokféle információ ér bennünket, és azok többségét valakik számunkra feldolgozták, átalakították, fogyaszthatóvá tették. Gondoljuk csak az iskoláinkra, ott mennyi információval láttak el bennünket tananyagként. Később is munkaismereteket szereztünk. Újságot olvasunk benne hírekkel, tévét nézünk, de akár az orvostól is kapunk számtalan sok tanácsot egészségi állapotunkkal kapcsolatban.

Természetesen az Életet az Éveknek szövetségen belül is sok-sok információ jut le hozzánk tagságról, tagdíjról, szervezeti életről, klubnyilvántartásról, üdülési lehetőségekről, országos rendezvényeinkről és még sorolhatnám tovább. Pályázati forrásból az országos elnökség éppen most készíttet egy hatékony tagnyilvántartást, ami nem csak az országos elnökség, hanem a megyei elnökök munkáját is megkönnyíti, mert hitelesen tartalmazza majd a megyében működő tagszervezet, klubok fontosabb adatait, elérhetőségeit. Az információk a szövetségen belül szóban is, de leggyakrabban az on-line térben, e-mailben, vagy facebookon, messengeren érkeznek hozzánk. A szervezeten belüli történések fontos információs csatornája a havonta megjelenő Hírlevél is (például ez az írást is ott közöljük). Használjuk a zoom-os (kép és hang) információs, értekezős csatornát is. Rendszeresek az országos elnökségi ülések, megyei elnöki értekezletek, amelyek döntések meghozatala mellett tájékoztatási fórum is, ahol megbeszélhetjük például az egy-egy megyében kialakított jó gyakorlatokat és át is adhatjuk azokat egymásnak. Egymás munkájából ötleteket is tudunk meríteni. Magam például a megyénkbe az Idősbarát Polgármester Díj ötletét a néhai, és általam nagyon tisztelt Sánta Gyulától, volt hevesi elnöktől vettem át. Ebben az évben már hatodszor adtunk ki ilyen díjat egy kicsit változtatott eljárási rend alapján. Bevezettük, hogy klubvezetőink tehetnek erre javaslatot és ők is döntenek a díjazottról úgy, hogy előtte a javaslattevő indoklását is meghallgatják. A díjat pedig nyilvánosan, az idősek világnapi megyei ünnepségén adjuk át a sajtónyilvánosság és klubtagjaik jelenlétében. Ez egy jó gyakorlat, és örömömre szolgál, hogy ma már Komárom-Esztergom és Baranya vármegyékben is kiadják ezt az elismerést. Tőlünk is indult kezdeményezés, a Poézis irodalmi pályázatok például, vagy tavaly a szív világnapja alkalmából a Tekerj a szívedért program, ami a kerékpározást, mint kardiósportot népszerűsíti, és sokan csatlakoztak hozzá. (Már az idei évre is jelezték klubok, hogy szeretnék megrendezni).

Ahhoz, hogy az információk eljussanak hozzánk, technikai háttér is kell. A telefon, a laptop, de ez még nem elég, mert kell a megfelelő, e gépekre telepített program is ahhoz, hogy az e-mail, az üzenet, az sms, vagy a fotó eljusson hozzánk. Mindez amiatt is kell, mert a kapott információ esetlegesen a továbbítást, vagy a választ is megkívánja. Megyei elnökként az interneten a központi iroda és a szövetség elnöke mellett a megyei elnökség tagjaitól, klubvezetőktől, egyes klubtagoktól, önkormányzatoktól, kulturális intézetektől, művelődési házaktól (és még sorolhatnám!) kapok és fogadok információkat általában üzenet vagy levél formájában. Ezeket az információkat, ha azok nem kizárólagosan személyre szólóak, vagy bizalmasak, általában meg is kell osztani a megyei elnökség tagjaival, vagy a klubvezetőkkel. A kapott információk megosztása mellett pedig személyesen is készítek további információkat, például elnökségi-, vagy klubvezetői értekezletek összehívásáról, rendezvényekről stb. Ahhoz, hogy ezek eljussanak a címzettekhez, kell hogy azoknál is rendelkezésre álljon a technikai háttér, a megfelelő program, mert csak ez esetben tudják fogadni a küldött anyagot, és esetleg, ha az anyag megkívánja, akkor tudnak is válaszolni rá. Az információs technikai háttér azonban csak akkor hatékony, ha azt a használója tudja is kezelni. A kezelési információkat pedig akár oktatás, képzés formájában, de egyéni segítségnyújtással is biztosítani szükséges. Ha minden megvan, akkor még az is előfordulhat, hogy a címzett valami miatt akadályoztatva van és emiatt nem tudja olvasni a küldeményt. Emiatt arról is gondoskodni kell, hogy a klubon belül más is megkapja az információt.

Mindezek alapfeltétele megyei szinten a jó klubnyilvántartás, ami nem csak a klub nevét, címét, tagságának számát, a klubvezető elérhetőségét tartalmazza, hanem további, legalább két kapcsolattartó elérhetőségét is. Kell ezen kívül még az elnökségen belül egy olyan hozzáértő személy, aki az informatikában jártas, és a nyilvántartást folyamatosan karbantartja, naprakészen vezeti, illetve a kapcsolattartókat kezelési tanáccsal ellátja, a küldeményeket (leveleket, információkat) továbbítja. Gyakorlatunk az ugyanis, hogy a hozzám, mint megyei elnökhöz érkező küldeményeket – mint mondtam a személyeseket nem – hozzá továbbítom és ő gondoskodik azoknak a címzettekhez való eljuttatásához az általa kezelt adatbázison, címlistán keresztül. A visszaérkező válaszokat is ő kezeli, vagy ha azokat közvetlenül nekem címezték akkor tájékoztatásul én küldöm el részére. Ettől eltérő csupán az, ha a megyei elnökség tagjainak kell kiküldeni levelet, mert azt közvetlenük juttatom el részükre. Ez a rendszer itt Zalában jól működik, Vidovicsné Bene Erzsébet megyei elnökhelyettes a kezelője és a rendszer kialakítása is a nevéhez fűződik, emiatt is megérdemli, hogy dicsérően említsem a nevét.

Rendszerünkben információ nem vész el, mert minden klubnál kiépült az elnökön kívüli kapcsolattartók rendszere, és ők is fogadják a leveleket. Tudnak jelezni az elnöknek, vagy ha az akadályoztatott, akkor a klubon belüli rendszerben tudják az információt továbbítani a tagság felé. Sok klubon belül is már szinte minden klubtag rendelkezik email címmel, vagy facebook-os elérhetőséggel, így a klubon belüli információ továbbítás is többnyire megoldott. Az olyan személyeket pedig, akik még nem elérhetők ezzel a technikával, többnyire a klubtagok között kialakított rendszer szerint telefonon, vagy szóban értesítik, tájékoztatják.

A covid megtanított bennünket arra is, hogy más tájékoztatási fórumokat is keressünk. Emiatt szervezetünk zalai nevével önálló facebook oldalt is készítettünk, és oda is felkerülnek azok az információk, amelyek minden klubtagot érdekelhetnek. Ide nem csak klubtagjaink jelentkezhetnek be, hanem mások is az idősebb korosztályból. Emellett ma már több klubunk is készített magának facebook oldalt ─ többnyire csak a klubtagok által elérhetőt –, amelyen saját tagságukat informálják. Ide a klubok tagként a megyei elnökség tagjait is beveszik azért, hogy ők közvetlenül is tájékozódjanak a klubeseményekről.

Legközelebb a kapcsolatok fontosságával folytatjuk.

Dr. Kocsis Gyula a zalai szervezet elnöke