Szervezet irányítás

Az olvasóknak a decemberi Hírlevélben ígéretet tettem, hogy a „Jó gyakorlatok egy megyei szervezet vezetésében” témakör körül járása során az ismertségről leírtakat követően másodikként a szervezet irányításra vonatkozó gyakorlatokról osztom meg tapasztalataimat klubtársaimmal. Rögtön tisztázzuk is két alapfogalmat; mit értünk szervezet alatt és mit jelent az irányítás.

Szervezet alatt általában egymással összefüggő, összhangban levő, együttműködésre képes részek rendezett összességét értjük. Számtalan fajtáját lehet megkülönböztetni és közülük négyet itt is kiemelek, nevezetesen a biológiai-, a társadalmi-, a közgazdasági és az emberi gondolkodás (alkotás) következtében létrejött szervezeteket. A biológiai szervezet növényi és állati organizmusoknak egy egységet alkotó rendszere, azaz az élő test, az élőlény. Az ember is egy ilyen élő szervezet, élőlény, melynek szervezeti felépítésével külön szervezettan, az anatómia foglalkozik. Társadalmi szervezet valamely társadalmi réteg, osztály, vagy maga az állam érdekeit, továbbá bármely meghatározott célt szolgáló és egyberendezett csoport, egyesülés, intézmény és ezek része szervezete. Maga az emberi társadalom is szervezet és sokféleképpen csoportosítható (nemzeti, nemzetiségi, törzsi, kapitalista, szocialista stb.) Közgazdasági (gazdasági) szervezet valamely gazdasági érdek, produktum megvalósítására létrejött csoportosulás és annak belső felépítése, rendszere. Az emberi gondolkodás, alkotás következdésben létrejött szervezetek többnyire elvont, virtuálisan létező teoretikus szervezetek (tudományok, irodalmi, képzőművészeti, vagy akár vallási szervezetek és azok belső gondolati felépítése).

Magával a szervezet szóval mindennapjaink világában is sokféle kontaktusban találkozhatunk. Így például: alapszervezet, államszervezet, biológiai szervezet, csúcsszervezet, egységszervezet, emberi szervezet, erőszakszervezet, gazdasági szervezet, hitelszervezet, hivatásszervezet, kémszervezet, munkásszervezet, nemzetségszervezet, pártszervezet, rétegszervezet, szakszervezet, társadalmi szervezet, tömegszervezet, világszervezet stb.

A szervezet fogalmának taglalása rávilágit egy fontos tényezőre, mégpedig arra, hogy az ember által létrehozott szervezetek emberi világunk számos területén megtalálhatóak és legtöbbször valamely közös cél elérésére, vagy közös feladat elvégzésére jönnek létre. A szervezetben résztvevők pedig együttműködnek, kooperálnak egymással és ennek eredményeként jön létre az elvárt szervezeti működés. A szervezetek léte is azon múlik, hogy a résztvevők szervezeti hozzájárulása milyen mértékben valósul meg. Irányítás alatt pedig esetünkben azt a tudatos és célirányos emberi tevékenységet kell értenünk, amelynek célja a mi saját szervezetünkhöz, az Életet az Éveknek Klubszövetséghez tartozó megyei szervezetek működésének szervezése, koordinálása, iránymutatása, a feladatainak meghatározása, és e feladatok végrehajtása, illetve annak kontrolálása.

Természetesen ebbe a körbe (az rányítás körébe) tartozik bele a megyében működő és a szervezethez tartozó klubok saját működésének támogatása, közös tevékenységeiknek összehangolása, időrendbeli ütközéseiknek kiküszöbölése, valamint a megyei szervezet saját munkatervében leírt ─ a klubok és a klubtagok igényeihez igazodó – feladatok megvalósítása is.

A megyei szervezet legfőbb irányító csúcsszerve a klubvezetői értekezlet, amely feladata a fő célkitűzések meghatározása (munkaterv elfogadása), illetve a megyei szervezetet egészét érinti fő szervezeti döntések meghozatala, jóváhagyása, a megyei szervezetet vezető kollektív vezető testület – elnökség – tagjainak, a megyei elnöknek a megválasztása. A megyei tényleges irányító feladatok a klubvezetők által választott kollektív vezető testület – az elnökség – hatáskörébe tartoznak, és ennek vezetője a megyei elnök. A megyei elnök az, aki a testületi ülések közötti időszakban, a testületek által meghatározott aktuális feladatok operatív előkészítéséről, lebonyolításáról, értékeléséről, az esetleges számonkéréséről gondoskodik akként, hogy mindezekbe – a közös döntésnek megfelelő tartalommal, célkitűzéssel – az elnökség tagjait, vagy más klubtagokat is a konkrét feladatok meghatározásával bevonja.

Az eddig leírtakból is következik, hogy az emberek által működtetett szervezetek többsége nem spontánul alakul ki, hanem azok létrehozásában az emberi akaratnak van döntő jelentősége. A szervezet pedig akkor működik jól, ha ez az emberi akarat világos célokat, konkrét feladatokat és egyértelmű működési szabályokat határoz meg.

Modern világunk alapvető, sarkalatos tétele, hogy jogi normák alapján működik. Az is jogi norma, hogy az emberi akaratból létrejött szervezet létesítését az alapítónak (alapítóknak) általában írásba kell foglalni. A most tárgyalt körben – a civil, vagy társadalmi szervezetek körében – ezen az írásba foglaláson alakító okiratot, vagy alapszabályt szabad érteni. Természetesen arra is tudnánk példákat felsorolni – de ez jelenleg nem tartozik a tárgyalandó feladataink körébe –, hogy az alapító, vagy alapítók által a szervezetet létesítő írásban (okiratban) a célokat, vagy a feladatokat is hibásan, elnagyoltan, vagy homályosan fogalmazták meg és ezek aztán milyen későbbi, a szervezet működésére kiható problémákat okozhattak. Számunkra – egy megyei szervezet számára – hangsúlyosabb, hogy egyértelmű működési szabályaink legyenek.

A mi szervezetünk, az „Életet az Éveknek” Klubszövetség olyan szervezet – szövetség –, amelynek nem lehetnek természetes személy tagjai. Tagsága más szervezetekből – általában jogi személyiséggel nem rendelkező nyugdíjas klubokból, vagy jogi személyként bejegyzett, de nyugdíjasokat tömörítő egyesületekből, illetve alapítványok, vagy más szervezetek által fenntartott nyugdíjas szervezetekből áll. E tagokat pedig szövetségünk életében ezeknek a szervezeteknek a saját belső szabályzataik alapján megválasztott vezetői képviselik. Arra most nem térnék ki, hogy a tagszervezetet ki és hogyan, milyen feltételekkel veszi fel a szövetségbe, és azok miként tartoznak a megyei szervezethez, csupán azt emelem ki, hogy az egy megyében tevékenykedő tagszervezetek az alapszabályunk szerint a megyei szervezet részét, a megyei szervezet tagságát is képezik. Mindebből pedig egyenesen következik, hogy az adott megyében ténykedő, és a szövetségbe felvett tagszervezet a megyei szervezethez tartozik. Ezek képviselői pedig összességében alkotják a megyei klubvezetői értekezletet. Éppen ezért evidens, hogy a megyei klubvezetői értekezletre valamennyi a megyében tevékenykedő és a szövetség által felvett klubszervezet képviselőjét meg kell hívni.

Előfordul, de megengedhetetlen hiba, hogy ez nem történik meg akár csak figyelmetlenségből, vagy az adminisztráció hiányosságából eredően, mert az elérhetőség nem kellően feltárt, és a meghívó nem jut el a címzetthez. Sajnos a közelmúltban arra is volt példa, hogy vezetői diszkrimináció miatt egyes szervezetek képviselőit – mert nem voltak szimpatikusak, vagy csupán csak más véleményük volt – nem hívták meg. Előfordult az is, hogy egyáltalán nem került sor klubvezetői értekezletre. Ki kell emelni, hogy ez alapvető működési hiányosság amiatt, mert a működés szabályaiból következően a megyei klubvezetői értekezlet az, amelyik megyei tevékenység csúcsszervezete.

A klubvezetői értekezlet dönt személyi kérdésekben (például megyei elnökség megválasztása), elfogadja az éves munkatervet, meghatározza továbbá az elnökség konkrét feladatait, és dönt más, az egész megyét érintő olyan kérdésekben, amelyek nem tartoznak az elnökség, vagy az elnök kompetenciájába (például: időbarát polgármester díj odaítélése stb.), és az elnökség beszámoltatásával ellenőrzi is egyben az általa meghatározott feladatok megfelelő végrehajtását.

Mindezek miatt kiemelendően fontos elnökségi feladat a klubvezetői értekezlet gondos előkészítése, napirendjeinek gondos kiválasztása, a napirendekre vonatkozóan, de a munkatervi feladatok előzetes tervezéséhez is a kluboktól javaslatok bekérése és ezek alapján a munkatervi, vagy napirendi tervezetek alapos kidolgozása.

Nem kell részletezni – mindannyian tudjuk –, hogy a hibás személyi döntések, az elnökség tagjainak nem megfelelő kiválasztása, az elnagyolt, vagy egyszerűen elmaradt munkaterv hiánya milyen, az egész megyei szervezet működésére alapvetően károsan kiható következményekkel járhat. Jó tíz évvel ezelőtt ilyen okokra visszavezethetően szűnt meg somogyi szervezetünk, és azóta sincs lehetőségünk annak újra szervezésére. (Mielőtt kérdezné valaki miért nem, elmondom, az akkori klubjaink többsége megszűnt, illetve más szerveződés lépett a helyünkbe és szervezte egy csapattá a somogyi klubokat).

Ez a probléma szövetségünk életében vissza-visszatérően jelen van (legutóbb Nógrádban jelentett gondot, ám ezt sikerült jól kezelni), és ezért különösen fontos nem csak szövetségi szinten, de a megyei szervezet életében is a megfelelő előre tervezés, ami személyi kérdésekben az utódok időbeli kiválasztását, kipróbálását, begyakoroltatását jelenti.

Mindez át is vezet egy másik, a működés, a jó gyakorlat számára fontos szempont, a jó munkatársi gárda kiválasztása követelményének kitárgyalásához. Egy megyei szervezet esetében lássuk mit kell ezen a követelményen érteni. Alapvetően azt, hogy a megyei elnök, az elnökség tagjai és más feladatokat ellátók (például bizottsági tagok, egyes feladatok felelősei) kiválasztása körültekintően történjen meg, és a kiválasztás alapvető feltétele legyen a jelölt személyi kvalitásainak, szaktudásának, tapasztalatának és ismertségének megfelelő értékelése.

Az eleve elgondolkoztató, ha valaki erre vonatkozó ajánlások nélkül maga törekszik az elnöki pozíció megszerzésére, de az viszont már követelmény lehet, hogy az elnöknek ajánlott jelölt tegyen javaslatot az elnökség további tagjaira, illetve más feladatok ellátóira, olyanokra, akikkel az együttműködést harmonikusan el tudja látni. Persze az is előfordulhat, hogy nem ezeket, hanem másokat választ az adott pozícióra a klubvezetői értekezlet, de ez esetben is követelmény mindnyájukat szemben, hogy harmonikusan együtt tudjanak működni a feladatok végrehajtása érdekében. A harmonikus együttműködésnek az is kritériuma, hogy a kollektív vezetésen (elnökségen) belüli funkciók is pontosan meghatározottak legyenek. Ez esetben ugyanis a megválasztott világosan kell hogy lássa pozíciójából származó kötelezettségeit és feladatait, illetve a hierarchiában betöltött helyét.

A harmonikus együttműködés hiánya működési zavarokhoz vezet. Éppen emiatt ezt az elvárást minden megválasztottban tudatosítani kell (lehetőleg már megválasztása előtt). Az együttműködés hiányára pedig az érintettek figyelmét fel kell hívni. A megyei szervezet esetében ebben nagy szerepe lehet az országos vezetőségnek, a klubvezetői értekezletnek, mint választói testületnek, a megyei elnöknek, de bármely tagnak is. Amennyiben pedig a figyelmeztetés ellenére a helyzet nem javul felmerülhet a lemondatásra törekvés (lásd nógrádi eset), vagy végső esetben a visszahívás is, amit bármely tag, vagy az előbb felsoroltak egyike kezdeményezhet. Valamennyi kiválasztott esetében ugyanaz az előírás kell, hogy érvényesüljön, mint az elnök estében, azaz legyenek a megválasztott személyek szakmailag és egyéni kvalitásaikban is alkalmasak a feladat ellátására.

A jól kiválasztott munkatársi gárda (elnökség és más feladatra megbízottak) elé az együttműködéssel támasztott követelmény alapvetően meghatároz egy fontos működési módszert, azaz a kollektív vezetés – megbeszélés módszerét. Fontos tudni, hogy a döntés általában mindig egyéni (még akkor is, ha testületi döntésről van szó, mert a testület tagjai is egyénileg döntenek és a testületi döntést ezen egyéni döntések összessége, többsége adja ki), de a döntésig vezető folyamat testület esetén mindig kollektív, és annak fontos módszere a megbeszélés, helyszíne pedig a elnökségi értekezlet.

Egy szervezet életében – nem tagadhatóan – vannak egyénileg hozott döntések is, azokkal kapcsolatban elvárás, hogy a testületet azokról utólag tájékoztatni kell. (A testületnek pedig joga az egyénileg hozott döntést felülbírálni.) Az elnök hatásköre, feladata az elnökségi értekezlet összehívása, napirendjeinek kitűzése és az értekezlet vezetése, a döntés – szavazás – kezdeményezése, a döntés megszövegezése, és a szavazás eredményének megállapítása. A napirendeket vagy az elnök, vagy pedig az arra felkért elnökségi tag (kivételesen külsős is lehet) terjeszti a testület elé. Leggyakoribb napirendek a munkatervi feladatok végrehajtásával kapcsolatosak, de ez mellett felmerülnek aktuálisan a működés során adódó feladatok is, amelyeknek megtárgyalása indokolt lehet. Az elnökség tagjainak joga más napirendek kezdeményezése, a napirendre kerültekkel kapcsolatban hozzászólás, a határozat szövegére javaslat tétele, a szavazás és a korábbi döntések végrehajtására vonatkozó kérdések feltétele.

A működés egyik gyakori hibája, hiányossága a testületi ülések elmaradása és a vezetés egyszemélyűvé válása. Ez gyakran jár azzal együtt, hogy az elnökség tagjai erélytelenül ebbe beletörődnek, kiábrándulnak és nem törekednek ennek az állapotnak a megszüntetésére. Előfordul, hogy az elnök is pont ezzel magyarázza mindezt, holott ennek az állapotnak a megszüntetése mindnyájuk feladata. Erre a figyelmüket – a harmonikus együttműködés kötelezettségére való figyelmeztetéssel – fel kell hívni, a fentebb már leírtak szerint. A mennyiben pedig a figyelmeztetés eredménytelen, szükséges lehet a már leírtak szerint eljárni.

A vezetés egyszemélyűvé válásának megelőzésére alkalmas módszer a feladatok szétosztása a vezetésre megválasztottak körében, sőt ajánlatos a feladatokat már a választást megelőzően meghatároznia a klubvezetői értekezletnek, és utána a feladatokra választani az érintett személyeket. A feladatok szétosztása azt is jelenti, hogy az egyes feladatok tartalmát, megvalósításuk módszerét, formáját is szükséges pontosítani, annak érdekében, hogy a megválasztott pontosan tisztában legyen a vele szemben támasztott elvárásokkal.

A feladatok általában munkaterviek és ezért tartalmuk meghatározása során annak mibenlétét (például versmondó vetélkedő, sportrendezvény stb.) időpontját, a résztvevők körét, a jelentkezés rendjét és határidejét indokolt rögzíteni, míg a megvalósítás módszere tárgykörében, formájában tisztázni szükséges az egyéni, vagy csoportos szervezés elvárásait, az esetleges internetes térben történő megvalósítás lehetőségét stb.

Néhány példa minderre. Az elmúlt években munkatervi feladatként internetes térben is szerveztünk programokat és jelenleg is vannak ilyen munkatervi feladataink, például tervezzük meghirdetni a Poézis 24 című irodalmi pályázatunkat, illetve vetélkedőt szervezünk ugyancsak az online térben hely- és városismereti tárgykörben és ezeknek meghirdetési-, beküldési-, elbírálási határidejét, terjedelmi feltételeit, a projekt kezelőjének személyét is meg kell határozni. Természetesen ugyanezeket egy sportversenynél, vagy versmondó vetélkedőnél, vagy haditornánál is el kell végezni.

Megtapasztaltuk azt is, hogy a klubjaink szívesen dolgoznak együtt egymáshoz közel lévő települések esetében, vagy pedig eredeti létesítési céljuk szerinti hasonló célokat követő klubokkal. Erre is figyelemmel területi alapon térségi csoportokat (jelenleg már működik a lenti-i és a zalaszentgróti), illetve cél szerint egészségügyi-, és külön gyalogló szekciókat hoztunk létre. Ezeknél a belső csoportoknál a vezető felkérése mellett az egyes csoportokban az érintett klubokat is beosztottuk, és saját közös feladatok megvalósítására is felkértük. Jelenleg pedig – mivel megtapasztaltuk, hogy a szakalelnökre a kultúra, illetve a sport területén háruló feladatok végrehajtása megsokasodott, tervezzük, hogy az országos szövetségi mintájára saját bizottságot szervezünk a szakfeladatok több személy közötti megosztása érdekében.

A jó működéshez az is hozzá tartozik, hogy a célkitűzések végrehajtását, megvalósítását kontrollálni szükséges. A kontroll egyik fontos kritériuma, hogy annak alapja nem a feladat megvalósításával megbízottal szembeni bizalmatlanság, hanem a megvalósítás segítése. Emiatt szükséges, hogy a feladat végrehajtása közben a projekt menedzsere folyamatosan adjon tájékoztatást a megvalósítás állásáról. Amennyiben pedig – a kontroll során megállapítást nyer, hogy – nehézség tapasztalható, vagy a végrehajtás folyamata bármely okból elakadt, legyen lehetőség a jobbító beavatkozásra. Kiemelendő, hogy a kontrollnak nem csak a hiányosságot kell feltárnia, hanem a pozitívumokat is. Ez utóbbi alapja lehet a jó munka megfelelő, nyilvános elismerésének, dicséretének! Alapja lehet továbbá a tapasztalatok leszűrése elsősorban annak érdekében, hogy a következő feladat megtervezése, végrehajtása még hatékonyabban tudjon megvalósulni.

Úgy vélem, a fentiekből kitűnik az is, hogy a harmonikus együttműködésnek további alapkritériuma az is, hogy az egyes feladatok végrehajtása során tapasztaltakra vonatkozó, vagy a megyei szervezet működését befolyásoló információk ─ legyenek azok bármifélék – a szervezeten belül, de különösen az elnökségen belül egymással megosztottak legyenek, illetve a feladat végrehajtására vonatkozó információk eljussanak a projektet menedzselőhöz. A jó gyakorlatok körében legközelebbi témánk éppen emiatt az információs rendszer működtetése lesz.

Dr. Kocsis Gyula

a zalai szervezet elnöke