Az ismertség

Az Életet az Éveknek Klubszövetség 2023. október 24-26-a között megyei elnöki értekezletet tartott Budapesten a Benczúr Hotelben. Az értekezleten a megyei szervezetek vezetői és esetlegesen helyetteseik vettek részt. Az elnökök között újonnan megválasztottak, illetve évtizedes (vagy több évtizedes) elnöki gyakorlattal rendelkezők is voltak. Részben emiatt is az értekezlet egyik fő témája a megyei szervezet működését segítő jó gyakorlatok megbeszélése volt. A megyei elnökök többsége beszámolt a megyéjükben megvalósított jó gyakorlatokról, működési mozzanatokról és emiatt is indokolt összefoglalni mit is kell jó gyakorlatnak tulajdonítanunk, mi az, ami elősegíti és megalapozza egy megyei szervezet hatékony működését, sőt vonzóvá teszi azt. Vonzóvá azért, hogy környezetében elfogadott legyen, olyan, amihez tartozni akarnak a nyugdíjas klubok és egyesületek. Mások pedig szívesen tekintenek rá partnerként és törekednek a vele való együttműködésre.

Jó gyakorlat alatt mindazt az ismétlődő tevékenységet kell érteni, amelyik mások sérelme nélkül elősegíti a megyei szervezet hatékony működését.

Ahhoz, hogy a környezetében (a megyéjében) elfogadott legyen a megyei szervezet fontos az, hogy tudjanak létezéséről, ismerjék. Az ismertség nem alakul ki önmagától, több összetevője van, és ezeket módszertanilag négy nagyobb csoportba a belső- és külső ismertségi, valamit az személyes- és szervezeti ismertségi kategóriába sorolhatjuk. Ezek a kategóriák esetenként át is fedik egymást.

Belső ismertség alatt azt kell értenünk, hogy a megyei szervezetnek (a megyei elnökségnek és munkatársaiknak) legyenek

a./ naprakész ismereteik a hozzájuk tartozó klubokról, azok vezetőiről, tagságáról, klubszintű tevékenységükről, a klubokon belül működő dal-, színjátszó-, olvasó- stb. csoportokról, azok érdeklődési köreiről,

b./ a kluboknak is legyenek ismereteik a megyei szervezetről és más klubok tevékenységéről.

Külső ismertség pedig azt jelenti, hogy társadalmi környezetünknek is legyen tudomása, ismerete az ott működő nyugdíjas klubról, a megyei szervezetről, de még az Életet az Éveknek szövetségről is. Saját érdekünk is, hogy környezetünk tudjon rólunk (a klubunkról, a megyei szervezetünkről, a szövetségünkről). Tudja kik vagyunk, mi a célunk, milyen tevékenységet végzünk, mely személyek azok, akikkel adott esetben kapcsolatba lehet lépni stb.

Más megközelítésből az ismertségnek van személyes és szervezeti „ismertségi” része, azaz a szervezeti vezetőkről, de magáról a szervezetről is legyen tudomása annak a társadalmi közegnek, amelyben tevékenykedik.

Habár most csupán egy megyei szervezet működésére vonatkozóan beszélünk az ismertségről, de jó tudni, hogy mindezek a kritériumok ugyanúgy fontosak és érvényesek egy nyugdíjasklub, de akár az országos szövetség működtetése során is.

Fontos tudnunk, hogy az ismertség nem alakul ki magától, vagy legalább is nagyon lassú lenne ennek folyamata és ezért ennek megszerzéséért a megyei szervezetnek sokat kell tevékenykednie. Éppen emiatt javaslom, tekintsük át azokat a feltételeket és módszereket, amelyekkel a szervezet ismertsége elérhető, javítható és növelhető.

Egy megyei szervezetnél a vezető funkciók választással tölthetők be általában négyéves időtartamra. Az időtartam lejártát követően tisztújításra kerül sor. A tisztújítás alapfeltétele, hogy a választók ─ a klubok képviselői ─ rendelkezzenek megfelelő ismertekkel a jelöltekről, mert csupán ezek alapján lehet sikeresen dönteni az egyes funkciókat betöltő személyekről.

Az ismeretek hiánya oda is vezethet, hogy a vezető kiválasztása elhibázott lesz, és arra alkalmatlan személy kerül vezetői beosztásba (sajnos volt erre már néhány példa szövetségünk 35 éve alatt). Az alkalmatlan vezető a szervezetet nem építi, hanem inkább lezülleszti, kapcsolatait szétzilálja stb. E probléma megoldása aztán sok keserűséget és sok munkát okoz a kluboknak, de még az országos elnökségnek is úgy, hogy később pedig a bizalom visszaszerzése még több feladatot ró az érintettekre.

Ebben az előző mondatban használtam egy fontos kifejezést ─ bizalom ─, amely a vezetői jó gyakorlatok fontos kritériuma. Ennek kifejtésére később a munkamódszerekről szóló fejezetben szeretnék kitérni. Most azonban térjünk vissza az „ismertség” további elemzéséhez.

Egy-egy személy megismerésének két közvetlen módja van. Az egyik a bemutatkozás, amikor is az érintett maga beszél saját személyéről. A másik pedig a bemutatás. Bemutatáskor egy kívülálló, harmadik személy az, aki beszél az érintett bemutatandó személyről. Csupán zárójelben jegyzem meg, hogy egy személy megismerésének vannak nem közvetlen módjai is. Például olvasunk, hallunk róla, látjuk a fotóját, látjuk a tv-ben nyilatkozni, másik ismerősünk a távolból rámutat és megnevezi (lehetne még hosszasan sorolni).

A belső ismertség másik oldala, hogy a megválasztott megyei vezetésnek is legyenek naprakész ismeretei a klubokról, a klubvezetőkről, de még akár az egyes klubtagokról is. Fontos az is, hogy ezek az ismeretek naprakészek legyenek (nem fordulhat elő, hogy egy klubvezető-váltásról csupán jóval később, vagy véletlenül értesül). Tudja a megyei vezetés, hogy melyik klub hol működik, milyen tevékenységet végez, mekkora a tagsága, milyen gyakran találkoznak stb. Ismerje a klubvezetőt, a klubvezetést, és azt is, hogyan, mi módon lehet őt elérni ─ és még sorolhatnám az elvárásokat.

A belső ismertségnek az is fontos követelménye, hogy az egyes klubok, klubvezetők is tudjanak egymásról, legyen kapcsolatuk egymással.

A belső ismertségnek naprakész működéséhez elengedhetetlenül szükséges egy pontos nyilvántartás fenntartása a klubokról, a vezetőkről, az elérhetőségükről stb. Erről is később, az információs rendszerről írtaknál részleteiben foglalkozunk.

A külső ismertség elérésének egyik követelménye, hogy a megyei szervezet nyilvánosan működjön. A nyilvános működés azt jelenti, hogy rendezvényeinkről, történéseinkről rendre tájékoztassuk egyrészt a klubjainkat (klubtagjainkat), illetve az írott sajtó és televízió, illetve az internet révén a megyei közvéleményt.

Semmilyen társadalmi szerveződés, igy a megyei szervezet sem működik környezetétől független közegben és ezért fontos, hogy azok, akikkel működése során kapcsolatba kerülhet, tudjanak létezéséről. Ennek érdekében a megyei szervezet vezetésének tennie kell. Kapcsolatot kell teremteni mindazokkal, akikkel a kapcsolat kialakítása fontos a megyei szervezet működéséhez, legyenek azok művelődési-, vagy közösségi házak, önkormányzatok, színházak, sport és kulturális intézmények, egészségügyi intézetek, vállalkozások, támogatók, rendőrség, más civil szervezetek, szövetségek, vagy akár a sajtó képviselői.

Előfordulhat az is, amely szerint nem a megyei szervezet, hanem a külső szerveződés (például az ELIT Cipő, a Hotel Solar stb.) érdeke a kapcsolat kialakítása és ekkor az kíván velünk ─ nyilván saját tevékenységből eredő okból ─ kapcsolatot kialakítani. Ez esetben arról kell meggyőződnünk, hogy hiteles-e a bennünket megkereső szerveződés. Amennyiben igen, akkor ne zárkózzunk el a kapcsolat kialakításától, a megismeréstől. A kapcsolatot azonban csak akkor tartsuk fenn ez esetben, ha az megyei szervezet számára is előnyös.

Az ismertség kialakításának fontos módszere a bemutatkozás. A bemutatkozás részben személyes, de legfőképpen a megyei szervezet bemutatása. Ehhez készíthetünk bemutatkozó „promóciós” anyagot, amelyben röviden beszélni kell szervezetünkről (neve, hova tartozik, mikor jött létre, hány tagja van, kik a tagok, hogyan működik és mi a célja). A bemutatkozás általában személyes. Sajtó útján, vagy rendezvény keretében, interneten azonban lehet az írásbeli, képi, vagy hangfelvétel is. Álljon itt néhány példa erre.

Zalaegerszegen Egerszeg Fesztivált tartanak nyaranta. Ennek keretében a Zalai Civil Központ szervezésében „Civil udvar” is létesül. Oda rendszeresen kipakolunk logóval, szórólapokkal, játékos feladatokkal, gyermekeknek szóló apró ajándékokkal, amiket sikeres feladatmegoldásért kaphatnak. Ez az alkalom lehetőséget teremt arra, hogy közvetlenül elbeszélgessünk az emberekkel.

Tapasztaltuk, hogy egyes önkormányzatok körében alacsony az ismertségünk. Emiatt a nagyobb települések polgármestereihez bejelentkezve felkerestük őket és bemutattuk szervezetünket. Felajánlottuk, hogy a településre szervezünk rendezvényt, programot, vagy esetlegesen ott tartott rendezvényre is ugyanúgy kitelepülünk, mint a civil udvarba. Megtapasztaltuk, hogy ezekre a bemutatkozásainkra a polgármesterek is felkészültek és megosztották velünk a település idősekkel kapcsolatos elképzeléseit, tevékenységét. Beszámoltak arról is, hogy milyen gondokkal küszködnek ezen a téren. Ezek megoldásában a magunk eszközeivel segítségünket is felajánlottuk. Szinte mindenütt ─ egy kivétel azonban akadt ─ barátságosan fogadták bemutatkozásunkat. A településeken szerzett tapasztalatainkkal felkerestük a vármegye főispánját és a felmerült problémák megoldásában kértük a segítségét. Ugyanígy jártunk a kórházak vezetőinél és más, a polgármesterekkel történt megbeszélések során szóba került intézményeknél is, kérve őket is a felmerült problémák megoldásnak elősegítésére. E bemutatkozó látogatásaink hatására klubjaink száma is jelentősen növekedett és ez a növekedés egyértelműen a felkeresett település polgármesterének ajánlására történt.

Az ismertség nem állandó. Elvesztésének kiküszöbölésérét is tenni szükséges. Ennek legalapvetőbb módszere a kapcsolatok rendszeres ápolása. Folyamatos kapcsolat kell a klubokkal, a klubvezetőkkel. Ennek támogatását szolgája ─ amint azt már említettem ─ egy naprakész klubnyilvántartás. Alkalmanként, de visszatérő rendszerességgel indokolt a kapcsolatok felfrissítése a külső kapcsolatainkkal. E kapcsolatok fenntartásának fontos eszköze lehet egy „kapcsolati tábla” készítése, amely tartalmazza az egyes kapcsolatok kontakt személyeit, elérhetőségüket és az okot is, ami miatt a kapcsolat ápolása a megyei szervezet részére szükséges.

Megyei szervezetünk is adatkezelő, nyilvántart adatvédelem alá eső személyes adatokat és ezért fontos tudni, hogy a kapcsolatok kialakítása, fenntartása során be kell tartanunk az erre vonatkozó szabályokat. Kívülálló, harmadik fél részre ezek az adatok általában nem adhatók ki, illetve csak akkor, ha ehhez az adat tulajdonosa előzetesen hozzájárult (például üdülésre jelentkezésnél).

Legközelebb a szervezetirányítás jó gyakorlatairól vélt gondolataimat veszem sorra.

Dr. Kocsis Gyula

a zalai szervezet elnöke